AUTOMATISIERUNG FÜR RECRUITING-AGENTUREN
Deine Recruiter wurden eingestellt, um Talente zu gewinnen. Nicht um Daten zu pflegen.
Prozesskontor automatisiert die manuellen Zwischenschritte zwischen ATS, E-Mail und Microsoft 365, damit dein Team mehr Zeit für Kandidatengespräche, Kundenkontakt und erfolgreiche Vermittlungen hat.
30 Minuten · unverbindlich · mit konkreter Ersteinschätzung
Passend zu bestehenden Systemen
Verständlich dokumentiert
Langfristig weiterentwickelbar
Beispiel-Workflow
Automatisiert
Bewerbung / CV
Analyse
ATS
Teams
Follow-up
Manuelle Zwischenschritte verschwinden.
Deine bestehenden Systeme bleiben im Mittelpunkt. Prozesskontor verbindet, strukturiert und dokumentiert die Abläufe dazwischen.
Jeden Tag geht wertvolle Recruiting-Zeit in Routinearbeit verloren.
Ein neuer Lebenslauf kommt rein – und damit beginnt oft CV lesen, ATS pflegen, Kollegen informieren, Termine koordinieren und Follow-ups nachhalten. Jede Stunde Administration ist eine Stunde weniger für Kandidatengespräche, Kundenkommunikation und erfolgreiche Vermittlungen.
CVs lesen und zusammenfassen
ATS/CRM manuell pflegen
Follow-ups und Erinnerungen nachhalten
Informationen zwischen Systemen übertragen
Kandidatenprofile für Kunden vorbereiten
E-Mails und Bewerbungen sortieren
Wie viel Zeit kostet dich manuelle CV-Arbeit im Monat?
Stell die Regler auf deine Agentur ein. Du siehst sofort, wie viele Stunden pro Monat auf manuelle CV-Sichtung entfallen und was diese Zeit kostet. Kein Formular, keine E-Mail-Adresse.
Deine Ausgangslage
Lesen, zusammenfassen, ATS pflegen.
Gehalt plus Lohnnebenkosten und Overhead, nicht nur Brutto pro Stunde.
Dein Einsparpotenzial
Projekte kalkulieren wir so, dass sie sich in unter sechs Monaten tragen.
Sofort sichtbar, ohne Formular
Annahme: 55 % der manuellen CV-Sichtungszeit lässt sich durch automatisiertes Screening und ATS-Abgleich einsparen. Der Wert orientiert sich an veröffentlichten Branchen-Benchmarks zur Zeitersparnis bei Screening- und Administrationsaufgaben und ist bewusst am unteren Rand dieser Spanne angesetzt — kein Kundenversprechen. Die tatsächliche Ersparnis prüfen wir im Erstgespräch.
Was morgen automatisch laufen könnte
Wir automatisieren nicht das, was dein ATS ohnehin kann. Wir automatisieren die manuellen Zwischenschritte, die in der Praxis jeden Tag Zeit kosten.
01
CV → Kandidatenprofil
Lebensläufe werden analysiert, strukturiert zusammengefasst und als Kandidatenprofil für Recruiter vorbereitet.
02
Neue Bewerbung → Recruiter
Eingehende Bewerbungen werden geprüft, relevante Informationen extrahiert und der passende Recruiter automatisch informiert.
03
Gesprächsnotiz → ATS-Update
Notizen aus Kandidaten- oder Kundengesprächen werden strukturiert und für die Aktualisierung im ATS vorbereitet.
Weitere mögliche Automatisierungen
Statusänderung → Follow-up
Shortlist → Kundenmail
ATS ↔ Microsoft 365
So sieht das Kandidatenprofil aus, das dein Recruiter bekommt.
Ein anonymisierter Beispiel-Lebenslauf, wie er per E-Mail hereinkommt. Starte die Analyse und sieh, was dein Team stattdessen auf den Tisch bekommt: strukturiert, abgeglichen und ohne manuelle Vorarbeit.
Anonymisiertes Beispielprofil zu Demonstrationszwecken: Name und Daten sind frei erfunden. Die Analyse läuft in dieser Demo animiert im Browser ab, ohne echte KI-Anbindung. Im produktiven Einsatz werden die CVs aus deinem eingehenden Bewerbungskanal verarbeitet.
Warum Recruiting-Agenturen Prozesskontor beauftragen
Gute Automatisierung beginnt nicht mit einem Tool, sondern mit dem Verständnis für den Prozess dahinter.
01
Recruiter werden für Gespräche bezahlt
Nicht für Copy & Paste, manuelle Datenpflege oder das Nachhalten von Follow-ups.
02
Ein ATS löst nicht jeden Medienbruch
Viele Zeitverluste entstehen zwischen ATS, E-Mail, Microsoft 365, CRM und internen Abläufen.
03
KI ersetzt keine Recruiter
Sie unterstützt dort, wo Informationen gelesen, strukturiert und vorbereitet werden müssen.
04
Dokumentation gehört zum Produkt
Automatisierungen sollen nicht zur Blackbox werden, sondern nachvollziehbar und wartbar bleiben.
Welcher Recruiter-Typ ist deine Agentur?
Sechs kurze Fragen. Am Ende siehst du, ob dein größter Hebel im Bulk-Screening großer Bewerbermengen liegt oder in kontextreichen Kandidatenprofilen, und welcher Automatisierungsansatz zu deiner Arbeitsweise passt.
Wie beschreibst du dein typisches Mandat?
In 2–3 Wochen vom manuellen Prozess zur laufenden Automatisierung.
Im Recruiting Automation Sprint analysieren wir einen konkreten Recruiting-Prozess, identifizieren die größten manuellen Zeitfresser und setzen eine schlanke, belastbare Automatisierung um. Ob sich das wirtschaftlich lohnt, hängt von Prozesshäufigkeit, Bearbeitungszeit und Teamgröße ab – das prüfen wir im Erstgespräch.
1
Analyse
Wir verstehen Prozess, Systeme, Volumen und Engpässe.
2
Umsetzung
Wir entwickeln die Automatisierung, testen sie und binden bestehende Systeme ein.
3
Übergabe
Du erhältst Dokumentation, Einweisung und eine Lösung, die nachvollziehbar bleibt.
Nach dem Sprint kann die Automatisierung im Retainer überwacht, erweitert und weiterentwickelt werden.
Du möchtest wissen, welcher Prozess sich zuerst lohnt?
Im Erstgespräch klären wir, wo in deiner Recruiting-Agentur das größte Automatisierungspotenzial liegt.
Klare Arbeitsweise, echte Kontrolle, keine Blackbox.
Prozesskontor steht für saubere Umsetzung, nachvollziehbare Entscheidungen und Lösungen, die du auch nach der Übergabe verstehst und weiterentwickeln kannst.
Prozessaufnahme vor Umsetzung
Kontrolle durch Freigaben
Tests vor Go-live
Verständliche Dokumentation
Monitoring und Weiterentwicklung
Wir verbinden die Systeme, mit denen dein Team bereits arbeitet.
Ob ATS, CRM oder Microsoft 365: Wir prüfen, welche Systeme sinnvoll integriert werden können und wo Automatisierung echten Mehrwert schafft.
Microsoft 365
Outlook
Teams
SharePoint
HubSpot
Pipedrive
Personio
Recruitee
Bullhorn
Vincere
n8n
OpenAI
APIs
Falls dein System nicht dabei ist, prüfen wir die Integrationsmöglichkeiten individuell.
Passt der Automation Sprint zu deiner Agentur?
Gut geeignet, wenn:
Ein wiederkehrender, klar abgrenzbarer Prozess Zeit kostet
Bereits ein ATS oder CRM eingesetzt wird
Das bestehende System erhalten bleiben soll
Zunächst ein überschaubarer Prozess automatisiert werden soll
Kontrolle, Tests und Dokumentation wichtig sind
Eher nicht der richtige Einstieg, wenn:
Eigentlich ein neues ATS gesucht wird
Der betreffende Prozess noch nicht definiert ist
Eine vollständig autonome Entscheidung ohne menschliche Kontrolle erwartet wird
Lediglich eine allgemeine KI-Schulung gesucht wird
Häufige Fragen
Müssen wir unser ATS wechseln?
Nein. Unser Fokus liegt darauf, bestehende Systeme sinnvoll zu ergänzen und manuelle Zwischenschritte zu reduzieren.
Ist das DSGVO-konform?
Datenschutz wird von Anfang an berücksichtigt. Welche Daten verarbeitet werden, welche Systeme beteiligt sind und wo sensible Informationen gespeichert werden, wird im Projekt sauber geprüft und dokumentiert.
Wie lange dauert ein Sprint?
Ein erster Recruiting Automation Sprint dauert typischerweise zwei bis drei Wochen – abhängig vom Prozess, den beteiligten Systemen und der Komplexität.
Was kostet ein Sprint?
Jedes Projekt kalkulieren wir am Nutzen, den es bei euch bringt. Ziel ist, dass es sich in unter sechs Monaten trägt. Der Einstieg ist eine Prozessanalyse ab 2.900 €. Danach bekommst du eine transparente Aufwandseinschätzung, bevor irgendetwas gebaut wird.
Was passiert nach dem Sprint?
Nach dem Sprint kann die Automatisierung überwacht, verbessert und auf weitere Prozesse erweitert werden.
Werden E-Mails oder Entscheidungen vollautomatisch ausgelöst?
Nicht ohne Absprache. Gerade im Recruiting setzen wir häufig auf vorbereitete Entwürfe, Prüfmechanismen und klare Freigaben, damit Qualität und Kontrolle erhalten bleiben.