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AUTOMATISIERUNG FÜR RECRUITING-AGENTUREN
Ihre Recruiter wurden eingestellt, um Talente zu gewinnen. Nicht um Daten zu pflegen.
Prozesskontor automatisiert wiederkehrende Recruiting-Prozesse – von CV-Analyse über ATS-Updates bis zu Follow-ups. So gewinnt Ihr Team mehr Zeit für Kandidaten, Kunden und erfolgreiche Vermittlungen.
Passend zu bestehenden Systemen
Verständlich dokumentiert
Langfristig weiterentwickelbar
Beispiel-Workflow
Automatisiert
Bewerbung / CV
Analyse
ATS
Teams
Follow-up
Manuelle Zwischenschritte verschwinden.
Ihre bestehenden Systeme bleiben im Mittelpunkt. Prozesskontor verbindet, strukturiert und dokumentiert die Abläufe dazwischen.
Recruiting gewinnt durch Gespräche. Nicht durch Copy & Paste.
Genau deshalb automatisieren wir die administrativen Schritte, die Recruiter jeden Tag ausbremsen.
Jeden Tag geht wertvolle Recruiting-Zeit in Routinearbeit verloren.
Ein neuer Lebenslauf kommt rein. Danach beginnt oft die eigentliche Arbeit: CV lesen, Informationen übertragen, ATS pflegen, Kollegen informieren, Termine koordinieren und Follow-ups nachhalten. Diese Aufgaben sind wichtig – aber sie sollten nicht den größten Teil des Arbeitstags bestimmen. Denn jede Stunde Administration ist eine Stunde weniger für Kandidatengespräche, Kundenkommunikation und erfolgreiche Vermittlungen.
CVs lesen und zusammenfassen
ATS/CRM manuell pflegen
Follow-ups und Erinnerungen nachhalten
Informationen zwischen Systemen übertragen
Kandidatenprofile für Kunden vorbereiten
E-Mails und Bewerbungen sortieren
Was morgen automatisch laufen könnte
Wir automatisieren nicht das, was Ihr ATS ohnehin kann. Wir automatisieren die manuellen Zwischenschritte, die in der Praxis jeden Tag Zeit kosten.
01
CV → Kandidatenprofil
Lebensläufe werden analysiert, strukturiert zusammengefasst und als Kandidatenprofil für Recruiter vorbereitet.
02
Neue Bewerbung → Recruiter
Eingehende Bewerbungen werden geprüft, relevante Informationen extrahiert und der passende Recruiter automatisch informiert.
03
Gesprächsnotiz → ATS-Update
Notizen aus Kandidaten- oder Kundengesprächen werden strukturiert und für die Aktualisierung im ATS vorbereitet.
04
Statusänderung → Follow-up
Aus Pipeline-Status entstehen automatisch Erinnerungen, Aufgaben oder E-Mail-Entwürfe für Kandidaten und Kunden.
05
Shortlist → Kundenmail
Kandidatenprofile werden einheitlich aufbereitet und als Versandentwurf für Kunden vorbereitet.
06
ATS ↔ Microsoft 365
Informationen bleiben zwischen ATS, Outlook, Teams, SharePoint und CRM sauber synchronisiert.
Warum Recruiting-Agenturen Prozesskontor beauftragen
Gute Automatisierung beginnt nicht mit einem Tool, sondern mit dem Verständnis für den Prozess dahinter.
01
Recruiter werden für Gespräche bezahlt
Nicht für Copy & Paste, manuelle Datenpflege oder das Nachhalten von Follow-ups.
02
Ein ATS löst nicht jeden Medienbruch
Viele Zeitverluste entstehen zwischen ATS, E-Mail, Microsoft 365, CRM und internen Abläufen.
03
KI ersetzt keine Recruiter
Sie unterstützt dort, wo Informationen gelesen, strukturiert und vorbereitet werden müssen.
04
Dokumentation gehört zum Produkt
Automatisierungen sollen nicht zur Blackbox werden, sondern nachvollziehbar und wartbar bleiben.
In 2–3 Wochen vom manuellen Prozess zur laufenden Automatisierung.
Im Recruiting Automation Sprint analysieren wir einen konkreten Recruiting-Prozess, identifizieren die größten manuellen Zeitfresser und setzen eine schlanke, belastbare Automatisierung um.
1
Analyse
Wir verstehen Prozess, Systeme, Volumen und Engpässe.
2
Umsetzung
Wir entwickeln die Automatisierung, testen sie und binden bestehende Systeme ein.
3
Übergabe
Sie erhalten Dokumentation, Einweisung und eine Lösung, die nachvollziehbar bleibt.
Nach dem Sprint kann die Automatisierung im Retainer überwacht, erweitert und weiterentwickelt werden.
So stellen wir sicher, dass Ihre Automatisierung langfristig funktioniert.
Prozesskontor steht für saubere Umsetzung, verständliche Kommunikation und langfristig wartbare Automatisierungen.
Prozessaufnahme vor Umsetzung
Saubere Architektur
Tests vor Go-live
Verständliche Dokumentation
Monitoring und Weiterentwicklung
Automatisierung ohne Blackbox.
Sie sollen nicht nur eine funktionierende Automatisierung erhalten, sondern verstehen, wie sie arbeitet.
Verständlich
Wir erklären Prozesse so, dass sie auch nach der Übergabe nachvollziehbar bleiben.
Pragmatisch
Wir bauen nicht die komplexeste Lösung, sondern die sinnvollste.
Nachhaltig
Automatisierungen sollen langfristig funktionieren, wartbar bleiben und erweitert werden können.
Partnerschaftlich
Wir arbeiten auf Augenhöhe und denken über den ersten Workflow hinaus.
Wir verbinden die Systeme, mit denen Ihr Team bereits arbeitet.
Ob ATS, CRM oder Microsoft 365: Wir prüfen, welche Systeme sinnvoll integriert werden können und wo Automatisierung echten Mehrwert schafft.
Microsoft 365
Outlook
Teams
SharePoint
HubSpot
Pipedrive
Personio
Recruitee
Bullhorn
Vincere
n8n
OpenAI
APIs
Falls Ihr System nicht dabei ist, prüfen wir die Integrationsmöglichkeiten individuell.
Häufige Fragen
Müssen wir unser ATS wechseln?
Nein. Unser Fokus liegt darauf, bestehende Systeme sinnvoll zu ergänzen und manuelle Zwischenschritte zu reduzieren.
Ist das DSGVO-konform?
Datenschutz wird von Anfang an berücksichtigt. Welche Daten verarbeitet werden, welche Systeme beteiligt sind und wo sensible Informationen gespeichert werden, wird im Projekt sauber geprüft und dokumentiert.
Wie lange dauert ein Sprint?
Ein erster Recruiting Automation Sprint dauert typischerweise zwei bis drei Wochen – abhängig vom Prozess, den beteiligten Systemen und der Komplexität.
Was kostet ein Sprint?
Der Einstieg für den ersten Recruiting Automation Sprint liegt bei 2.900 € netto. Größere oder komplexere Prozesse werden individuell angeboten. Im Erstgespräch prüfen wir, ob ein Sprint wirtschaftlich sinnvoll ist.
Was passiert nach dem Sprint?
Nach dem Sprint kann die Automatisierung überwacht, verbessert und auf weitere Prozesse erweitert werden.
Werden E-Mails oder Entscheidungen vollautomatisch ausgelöst?
Nicht ohne Absprache. Gerade im Recruiting setzen wir häufig auf vorbereitete Entwürfe, Prüfmechanismen und klare Freigaben, damit Qualität und Kontrolle erhalten bleiben.